{"id":10051,"date":"2026-04-03T08:00:00","date_gmt":"2026-04-03T05:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/glow-careers.de\/blog\/?post_type=glossary&p=10051"},"modified":"2026-04-10T14:12:15","modified_gmt":"2026-04-10T11:12:15","slug":"desk-sharing","status":"publish","type":"glossary","link":"https:\/\/glow-careers.de\/blog\/was-ist\/desk-sharing\/","title":{"rendered":"Was ist Desk Sharing? Definition & Praxistipps 2026"},"content":{"rendered":"

Desk Sharing<\/strong> (auch Hot Desking genannt) ist ein modernes Arbeitsplatzmodell, bei dem die Mitarbeiter keinen fest zugewiesenen Schreibtisch mehr besitzen. Stattdessen buchen oder suchen sie sich jeden Tag flexibel einen freien Arbeitsplatz im B\u00fcro, der am besten zu ihrer aktuellen Aufgabe passt (z. B. Ruhezone f\u00fcr Fokusarbeit oder offener Bereich f\u00fcr Teamwork). F\u00fcr Unternehmen ist das Konzept ein zentraler Hebel, um Immobilienkosten zu senken und kollaboratives Arbeiten zu f\u00f6rdern.<\/p>\n

[toc]<\/p>\n

Desk Sharing einfach erkl\u00e4rt<\/h2>\n

Im t\u00e4glichen Arbeitsablauf bedeutet Desk Sharing, dass der klassische, mit Familienfotos dekorierte Stammplatz der Vergangenheit angeh\u00f6rt. Stattdessen loggt sich der Arbeitnehmer morgens oft per App in das System ein, bucht einen Tisch und r\u00e4umt diesen am Abend wieder komplett leer (Clean-Desk-Policy). Diese Arbeitsweise ist eine direkte Konsequenz aus dem Siegeszug von Remote Work und Homeoffice.<\/p>\n

Das Modell funktioniert nur, wenn die technologische und r\u00e4umliche Infrastruktur darauf ausgelegt ist. Die IT-Abteilung muss sicherstellen, dass Laptops an jedem Platz sofort (Plug-and-Play) funktionieren. Parallel dazu integriert das HR-Team solche Konzepte h\u00e4ufig in moderne F\u00fchrungsmethoden wie Design Thinking HR<\/strong><\/a>, um eine agilere Arbeitskultur zu schaffen, in der sich Abteilungen vermischen und Silodenken abgebaut wird.<\/p>\n

Man unterscheidet in der Praxis zwischen reinem Hot Desking<\/strong> (First-Come-First-Serve-Prinzip), der gezielten Platzbuchung via Software und dem Activity Based Working<\/strong>, bei dem das B\u00fcro in verschiedene funktionale Zonen (Kreativbereiche, Ruher\u00e4ume, Telefonzellen) unterteilt ist, die je nach aktueller T\u00e4tigkeit gewechselt werden k\u00f6nnen. Im Zuge dieser Flexibilisierung verwalten Mitarbeiter ihre Anwesenheit oft \u00fcber ein digitales Arbeitszeitkonto<\/strong><\/a>, das Pr\u00e4senz- und Heimarbeitstage \u00fcbersichtlich erfasst.<\/p>\n

Desk Sharing vs. Co-Working:<\/strong> Beim Desk Sharing teilt sich die Belegschaft eines einzigen Unternehmens die internen B\u00fcrofl\u00e4chen. Co-Working hingegen bezeichnet die Nutzung von externen B\u00fcrofl\u00e4chen, in denen sich Freiberufler, Start-ups und Mitarbeiter v\u00f6llig unterschiedlicher Firmen dieselben Tische und Infrastrukturen teilen.<\/p>\n

Laut einer umfangreichen Umfrage des Fraunhofer-Instituts f\u00fcr Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) planen aktuell rund 40 % der deutschen Unternehmen<\/strong>, feste Schreibtische nach der Pandemie zugunsten flexibler Raumkonzepte abzubauen.<\/p>\n

Vorteile und Nachteile von Desk Sharing<\/h2>\n\n\n\n\n\n\n\n
\u2705 Vorteile<\/th>\n\u274c Nachteile<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n
Kostenreduktion:<\/strong> Durch den Wegfall ungenutzter Schreibtische (bei Krankheit, Urlaub, Homeoffice) sinken die Mietkosten drastisch.<\/td>\nVerlust von Zugeh\u00f6rigkeit:<\/strong> Mitarbeitern fehlt der „eigene“ Ort; das B\u00fcro wirkt f\u00fcr viele austauschbar und unpers\u00f6nlich.<\/td>\n<\/tr>\n
Silo-Aufbruch:<\/strong> Da man jeden Tag neben anderen Kollegen sitzt, verbessert sich der abteilungs\u00fcbergreifende Austausch.<\/td>\nReinigungsaufwand:<\/strong> Das Teilen von Tastaturen und Tischen erfordert ein massiv strengeres Hygienekonzept im Betrieb.<\/td>\n<\/tr>\n
Bessere Raumnutzung:<\/strong> Die gewonnene Fl\u00e4che kann in attraktive Lounges, Meetingr\u00e4ume oder Ruher\u00e4ume umgewandelt werden.<\/td>\nSuchzeiten:<\/strong> Ohne gute Software verbringen Mitarbeiter morgens wertvolle Minuten mit der Suche nach einem Platz.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n

Desk Sharing in der Praxis: Tipps f\u00fcr Unternehmen<\/h2>\n
    \n
  1. \n

    Ergonomie kompromisslos sicherstellen<\/strong>
    \nEin geteilter Tisch wird t\u00e4glich von Menschen unterschiedlicher K\u00f6rpergr\u00f6\u00dfe genutzt. Investiere das gesparte Mietgeld in zwingend notwendige Hardware: Jeder Arbeitsplatz muss \u00fcber einen elektrisch h\u00f6henverstellbaren Tisch, einen voll anpassbaren B\u00fcrostuhl und externe Monitore verf\u00fcgen. Fehlt dies, drohen durch schlechte K\u00f6rperhaltung schnell hohe Krankheitsausf\u00e4lle.<\/p>\n<\/li>\n

  2. \n

    Clean-Desk-Policy durchsetzen<\/strong>
    \nDas System kollabiert, wenn Mitarbeiter anfangen, Schreibtische durch das Liegenlassen von Notizbl\u00f6cken oder Kaffeetassen f\u00fcr den n\u00e4chsten Tag zu „reservieren“. Richte ausreichend pers\u00f6nliche, abschlie\u00dfbare Spinde (Locker) im Eingangsbereich ein und setze die Regel konsequent durch, dass Tische abends besenrein zu hinterlassen sind.<\/p>\n<\/li>\n

  3. \n

    Heimath\u00e4fen f\u00fcr Teams definieren<\/strong>
    \nV\u00f6llig freies Sitzen auf riesigen Fl\u00e4chen erzeugt Unruhe („Lost-in-Space-Gef\u00fchl“). Richte stattdessen sogenannte „Homezones“ ein \u2014 definierte Bereiche, in denen beispielsweise nur das Marketing oder nur die IT sitzt. Innerhalb dieser Zone herrscht Desk Sharing, aber das Team findet sich morgens trotzdem schnell zusammen.<\/p>\n<\/li>\n<\/ol>\n

    Warum ist Desk Sharing f\u00fcr Unternehmen wichtig?<\/h2>\n

    Die Arbeitswelt hat sich fundamental gewandelt<\/strong>. In deutschen B\u00fcros lag die Auslastungsquote<\/strong> fester Schreibtische schon vor der Pandemie selten \u00fcber 60 %<\/strong>. Mit dem Boom von Homeoffice und hybrider Arbeit<\/strong> zahlen Unternehmen heute enorme Summen f\u00fcr leere B\u00fcrost\u00fchle. Desk Sharing l\u00f6st dieses finanzielle Problem<\/strong> elegant und setzt Budget f\u00fcr moderne Teambuilding-Ma\u00dfnahmen frei. Gleichzeitig entspricht das Konzept dem Wunsch junger Talente nach Flexibilit\u00e4t und flachen Hierarchien<\/strong>: Wenn der Abteilungsleiter nicht mehr im Eckb\u00fcro thront, sondern sich wie alle anderen morgens einen freien Platz sucht, ver\u00e4ndert das die Unternehmenskultur<\/strong> tiefgreifend und f\u00f6rdert eine Kommunikation auf Augenh\u00f6he<\/strong>.<\/p>\n

    H\u00e4ufig gestellte Fragen zu Desk Sharing<\/h2>\n

    Wie hoch ist das Einsparpotenzial durch Desk Sharing?<\/h3>\n

    Die finanziellen Einsparungen entstehen prim\u00e4r durch die Reduktion von B\u00fcrofl\u00e4che und Energiekosten<\/strong>. Unternehmen rechnen oft mit einer sogenannten Desk-Sharing-Quote<\/strong> (Sharing Ratio) von etwa 0,7<\/strong> \u2013 das bedeutet, f\u00fcr 100 Mitarbeiter werden nur noch 70 Schreibtische vorgehalten. Dadurch lassen sich die Miet- und Betriebskosten<\/strong> um rund 25 % bis 30 % der bisherigen Immobilienausgaben<\/strong> senken, was je nach Standort mehrere Tausend Euro pro Jahr<\/strong> und Mitarbeiter ausmachen kann.<\/p>\n

    Braucht man f\u00fcr Desk Sharing eine spezielle Software?<\/h3>\n

    F\u00fcr kleine Teams bis 15 Personen<\/strong> gen\u00fcgen oft Absprachen oder einfache Kalender. Ab einer bestimmten Unternehmensgr\u00f6\u00dfe ist jedoch ein professionelles Raum- oder Platzbuchungssystem<\/strong> (Desk-Booking-Software) unerl\u00e4sslich, damit Mitarbeiter nicht morgens wertvolle Arbeitszeit<\/strong> mit der Suche nach einem freien Platz verschwenden.<\/p>\n

    Was passiert mit pers\u00f6nlichen Gegenst\u00e4nden der Mitarbeiter?<\/h3>\n

    Da der klassische, personalisierte Schreibtisch wegf\u00e4llt (Clean-Desk-Policy<\/strong>), muss der Arbeitgeber sichere Alternativen<\/strong> bieten. \u00dcblicherweise erh\u00e4lt jeder Mitarbeiter ein abschlie\u00dfbares Schlie\u00dffach<\/strong> (Locker) im B\u00fcro oder einen mobilen Rollcontainer<\/strong> (Caddy), in dem Tastatur, Notizbl\u00f6cke und private Bilder nach Dienstschluss sicher verstaut werden.<\/p>\n

    Ist Desk Sharing mit geltendem Arbeitsschutzrecht vereinbar?<\/h3>\n

    Ja, die Arbeitsst\u00e4ttenverordnung<\/strong> gilt auch hier. Jeder Arbeitsplatz muss ergonomisch vollst\u00e4ndig anpassbar<\/strong> sein, da ihn t\u00e4glich unterschiedliche Personen nutzen. Das bedeutet: H\u00f6henverstellbare Schreibtische<\/strong>, individuell einstellbare B\u00fcrost\u00fchle und externe Monitore sind keine freiwillige Option mehr, sondern eine rechtliche Notwendigkeit<\/strong>.<\/p>\n

    Wie reagiert der Betriebsrat auf die Einf\u00fchrung von Desk Sharing?<\/h3>\n

    Der Betriebsrat hat bei der Einf\u00fchrung solcher Modelle ein weitreichendes Mitbestimmungsrecht<\/strong>, da es tief in die Arbeitsorganisation eingreift. Oft wird in einer Betriebsvereinbarung<\/strong> detailliert festgelegt, wie hoch die Sharing-Quote<\/strong> maximal sein darf und welche Hygiene- und Datenschutzregeln<\/strong> an den geteilten Pl\u00e4tzen gelten m\u00fcssen.<\/p>\n

    Wie unterscheidet sich Desk Sharing vom Activity Based Working?<\/h3>\n

    Desk Sharing ist oft nur der erste Schritt (das blo\u00dfe Teilen von Tischen<\/strong>). Activity Based Working<\/strong> geht weiter: Das B\u00fcro wird in verschiedene funktionale Zonen<\/strong> unterteilt (Bibliothek f\u00fcr Ruhe, Lounges f\u00fcr kreatives Arbeiten, Telefonboxen). Der Mitarbeiter w\u00e4hlt seinen Arbeitsort nicht nur nach Verf\u00fcgbarkeit, sondern prim\u00e4r nach der aktuellen Aufgabe<\/strong>.<\/p>\n

    Verwandte Begriffe<\/h2>\n